Ключевые показатели эффективности (KPI) в управленческом учете: разработка и внедрение для разных отделов компании

Ваш бизнес растет, но прибыль стоит на месте. Вы знаете, что деньги утекают, но не понимаете, куда и как это остановить. Бухгалтерский учет молчит, а управленческий кажется слишком сложным и дорогим. Но что, если есть способ взять ситуацию под контроль без огромных затрат? В этой статье — жесткие, практичные шаги, которые помогут вам внедрить KPI и управленческий учет, чтобы наконец понять, где теряются деньги и как их вернуть.

Коротко о ключевых показателях эффективности (KPI)

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это инструмент, который помогает компании оценивать успешность достижения поставленных целей. В управленческом учете KPI играют важную роль, так как они позволяют измерять результаты работы как компании в целом, так и отдельных подразделений.

Тем не менее для того, чтобы KPI стали действительно полезными, их необходимо правильно разработать и внедрить. Рассмотрим, как это сделать для разных отделов компании, а также приведем примеры KPI для различных сфер бизнеса.

Как разработать KPI: пошаговый алгоритм

1. Определение целей компании
   KPI должны быть напрямую связаны с целями бизнеса. Например, если компания стремится увеличить прибыль, KPI могут быть направлены на рост продаж или снижение затрат.
2. Выбор ключевых показателей
   Для каждого отдела выбираются показатели, которые наиболее точно отражают его вклад в достижение общих целей. Например, для отдела продаж это может быть объем выручки, а для производства — себестоимость продукции.
3. Применение принципа SMART
   KPI должны быть:
   • S (Specific) — конкретными;
   • M (Measurable) — измеримыми;
   • A (Achievable) — достижимыми;
   • R (Relevant) — релевантными;
   • T (Time-bound) — ограниченными по времени.
4. Учет специфики отдела
   При разработке KPI важно учитывать особенности работы каждого подразделения. Например, для отдела логистики ключевым показателем может быть время доставки, а для HR-отдела — текучесть кадров.
5. Согласование с сотрудниками
   KPI должны быть понятны и приняты сотрудниками. Это повышает их вовлеченность и мотивацию.

Практические шаги для внедрения системы управленческого учета

1. Определение целей и задач
   Первый шаг — понять, зачем бизнесу нужен управленческий учет. Если вы не готовы внедрять его самостоятельно, можно обратиться к услугам управленческого учета, которые помогут с настройкой процессов. Цели могут быть разными: контроль затрат, повышение рентабельности, улучшение планирования или анализ эффективности подразделений. Четкое понимание целей поможет разработать подходящую систему учета.
2. Анализ текущей ситуации
   Проведите аудит существующих процессов учета. Определите, какие данные уже собираются, а какие отсутствуют. Оцените, насколько текущая система соответствует потребностям бизнеса.
3. Разработка структуры управленческого учета
   Создайте структуру, которая будет включать ключевые элементы:
   • Центры финансовой ответственности (ЦФО) — подразделения, которые несут ответственность за определенные финансовые результаты.
   • Бюджетирование — планирование доходов и расходов.
   • Управленческая отчетность — регулярные отчеты для анализа результатов.
4. Определение ключевых показателей (KPI)
   Выберите показатели, которые будут использоваться для оценки эффективности бизнеса. Например, рентабельность, себестоимость, уровень запасов, конверсия продаж и другие.
5. Сбор и систематизация данных
   Настройте процессы сбора данных из разных источников: бухгалтерии, CRM-систем, складского учета и других. Убедитесь, что данные актуальны и достоверны.
6. Автоматизация процессов
   Используйте программное обеспечение для автоматизации сбора, обработки и анализа данных. Это упростит работу и снизит вероятность ошибок.
7. Обучение сотрудников
   Обучите сотрудников работе с новой системой. Важно, чтобы они понимали, как собирать данные, как использовать отчеты и как их работа влияет на общие результаты.
8. Тестирование и корректировка
   Перед полным внедрением протестируйте систему на отдельных процессах или подразделениях. Убедитесь, что она работает корректно, и при необходимости внесите изменения.
9. Постоянный мониторинг и улучшение
   После внедрения регулярно анализируйте эффективность системы. Вносите изменения в зависимости от новых потребностей бизнеса или изменений на рынке.

Какие инструменты и программы использовать

Для внедрения управленческого учета в малом и среднем бизнесе можно использовать различные инструменты и программы. Выбор зависит от масштаба бизнеса, бюджета и специфики отрасли.

1. Excel/Google Таблицы
   • Подходит для небольших компаний с простыми процессами.
   • Позволяет создавать бюджетные модели, отчеты и анализировать данные.
   • Недостатки: ограниченная функциональность, высокая вероятность ошибок при ручном вводе данных.
2. Специализированные программы для управленческого учета
   • 1С: Управление нашей фирмой — решение для малого бизнеса, которое включает учет финансов, запасов, продаж и производства.
   • PlanFact — облачный сервис для бюджетирования и управленческого учета.
   • WA: Финансист — программа для автоматизации бюджетирования, управленческого учета и отчетности.
3. ERP-системы
   • 1С:ERP — комплексное решение для среднего бизнеса, которое охватывает все аспекты управления: финансы, производство, логистику, продажи.
   • Microsoft Dynamics 365 — платформа для управления бизнес-процессами, включая финансовый и управленческий учет.
   • SAP Business One — решение для среднего бизнеса, которое интегрирует все ключевые процессы компании.
4. Облачные сервисы
   • QuickBooks — популярный инструмент для учета финансов и управления затратами.
   • Xero — облачная платформа для бухгалтерского и управленческого учета.
   • Zoho Books — решение для малого бизнеса, которое включает учет доходов, расходов и запасов.
5. CRM-системы с функциями учета
   • Bitrix24 — платформа, которая сочетает CRM, управление задачами и базовый учет.
   • AmoCRM — система для управления продажами, которая также позволяет отслеживать финансовые показатели.
6. Инструменты для визуализации данных
   • Power BI — инструмент для создания интерактивных отчетов и дашбордов.
   • Tableau — платформа для анализа и визуализации данных.

Рекомендации по выбору инструментов

• Соответствие задачам бизнеса
  Выбирайте инструменты, которые решают конкретные задачи вашего бизнеса. Например, если основная цель — контроль затрат, подойдет программа с функцией бюджетирования.
• Простота использования
  Для малого бизнеса важно, чтобы программа была интуитивно понятной и не требовала сложного обучения.
• Интеграция с другими системами
  Убедитесь, что выбранный инструмент может интегрироваться с существующими системами (например, CRM или складским учетом).
• Стоимость и масштабируемость
  Оцените, насколько выбранное решение соответствует бюджету компании. Также важно, чтобы программа могла масштабироваться вместе с ростом бизнеса.

Пример внедрения управленческого учета в малом бизнесе

Рассмотрим пример небольшой компании, занимающейся производством мебели.

1. Цели: контроль затрат на материалы, повышение рентабельности, улучшение планирования производства.
2. Инструменты: выбрана программа 1С: Управление нашей фирмой, так как она охватывает все необходимые процессы.
3. Шаги внедрения:
   • Настроены центры финансовой ответственности (производство, закупки, продажи).
   • Внедрено бюджетирование для контроля затрат на материалы и заработную плату.
   • Настроены отчеты по себестоимости продукции и рентабельности.
   • Обучены сотрудники, ответственные за ввод данных.
4. Результат: компания получила возможность оперативно контролировать затраты, анализировать рентабельность продукции и принимать обоснованные решения.